INSHA YA KUMBUKUMBU: MUUNDO WAKE (HATUA KWA HATUA)

Kumbukumbu ni taarifa rasmi zinazorekodi mambo muhimu yaliyojadiliwa katika mkutano ili ziweze kurejelewa baadaye.

MUUNDO WA KUMBUKUMBU

Kumbukumbu huwa na sehemu zifuatazo:

1. Kichwa

Kichwa huonyesha:

• Aina ya mkutano
• Mahali pa mkutano
• Tarehe
• Saa

Huandikwa kwa herufi kubwa.

Mfano:

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA KAMATI ULIOFANYIKA TAREHE 16/04/2019 SAA NANE KAMILI KATIKA UKUMBI WA SHULE

2. Utangulizi

Sehemu hii huonyesha waliohusika katika mkutano:

a) Waliohudhuria

Majina huandikwa kwa mpangilio maalum:

• Mwenyekiti
• Naibu mwenyekiti
• Katibu
• Wanachama wengine

b) Waliotoa udhuru

Hawa ni waliokosa kuhudhuria lakini waliomba ruhusa.

c) Waliokosa kutoa udhuru

Hawa ni waliokosa kuhudhuria bila taarifa.

d) Waalikwa (ikiwa wapo)

3. Agenda ya Mkutano

Haya ni mambo yaliyopangwa kujadiliwa.

Mfano:

1. Kufungua mkutano
2. Kusoma na kuthibitisha kumbukumbu za awali
3. Kujadili masuala yaliyotokana na kumbukumbu hizo
4. Shughuli nyinginezo

4. Maudhui ya Mkutano

Hapa huandikwa muhtasari wa:

• Majadiliano
• Maamuzi yaliyofikiwa

5. Saini

• Mwenyekiti
• Katibu
• Tarehe

Saini huwekwa katika mkutano unaofuata baada ya kuthibitishwa.

SIFA ZA KUMBUKUMBU

Wakati wa kuandika kumbukumbu, zingatia yafuatayo:

1. Hutumia lugha rasmi
2. Huandikwa kwa ufupi (muhtasari)
3. Huonyesha maamuzi ya pamoja, si maoni binafsi
4. Huandikwa kwa nafsi ya tatu
5. Hutumia wakati uliopita
6. Majina ya wachangiaji hayatajwi mara nyingi
7. Hutumia istilahi rasmi kama:
   • Ilipendekezwa
   • Ilikubaliwa
   • Lilishauriwa

UMUHIMU WA KUMBUKUMBU

Kumbukumbu ni muhimu kwa sababu:

• Hurekodi yaliyojadiliwa
• Husaidia kufuatilia utekelezaji wa maamuzi
• Hutoa marejeleo ya baadaye
• Huongeza uwajibikaji katika mikutano

MFANO WA KUMBUKUMBU

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA CHAMA CHA KISWAHILI ULIOFANYIKA KATIKA UKUMBI WA SHULE YA UFANISI TAREHE 10 JANUARI 2014 SAA TISA ALASIRI

Waliohudhuria:

• Paulo Maket – Mwenyekiti
• Mariamu Zuberi – Katibu
• Jepkorir Jonui – Mhazini
• Kasidi Obiera – Mwanachama
• Nyachama Ondieki – Mwanachama
• Johnson Brown – Mwanachama
• Stacey Banks – Mwanachama

Aliyetoa udhuru:

• Wagechi Mugo – Mwanachama

Aliyekosa kuhudhuria:

• Abdullahi Binda – Mwanachama

Mwalikwa:

• Bi. Risper Mwasa – Mlezi wa chama

Agenda:

1. Kufungua mkutano
2. Kusoma na kuthibitisha kumbukumbu za awali
3. Masuala yaliyotokana na kumbukumbu
4. Kuongeza wanachama
5. Kuandaa makongamano
6. Mafunzo kwa wanafunzi
7. Masuala mengineyo
8. Kufunga mkutano